Incassobureau

Een incassobureau is een commerciële onderneming die onbetaalde facturen int in opdracht van haar klanten. Het treedt als het ware op als verlengstuk van uw eigen diensten. Wanneer uw financieel of commercieel departement er niet in slaagt om een betaling af te dwingen, dan kunt u de hulp inroepen van een incassobureau. Zowel voor dossiers bij consumenten (b2c), bedrijven (b2b) als de overheid kunt u een incassobureau inschakelen. Ten aanzien van consumenten gelden er echter wel strenge reglementeringen.

Wanneer uw klant ondanks herhaalde pogingen niet betaalt, zijn er verschillende externe partners die u kunt inschakelen. Zo kan u onder andere dagvaarden via een advocaat, aanmanen via een deurwaarder of u kunt het dossier overmaken aan een incassobureau. Dat zal – buiten het gerecht om – proberen om tot een minnelijke oplossing te komen.

Niettegenstaande een incassobureau in feite dezelfde acties onderneemt als de leverancier zelf, zal een incassobureau doorgaans toch beter incasseren. Een belangrijke reden hiervoor is de psychologische impact van de tussenkomst van een derde partij. Het spreekwoord zegt dat ‘vreemde ogen dwingen’ en dat geldt nog altijd in de wereld van de incassobureaus. Bovendien zijn de meest gerenommeerde incassokantoren gelinkt met een bedrijfsinformatieleverancier. Dat biedt meteen twee bijkomende voordelen:

• Enerzijds kennen deze kantoren de financiële toestand van uw debiteur. Deze informatie is belangrijk voor de aanpak van uw dossier.
• Anderzijds zijn debiteuren sneller geneigd te betalen om vermelding in de databank te vermijden.

A la carte’- aanpak

Het grote voordeel van een samenwerking met een incassobureau - zeker in vergelijking met de procedure tot dagvaarding - is dat u als opdrachtgever invloed kunt uitoefenen op de werkwijze. Wenst u snel telefonisch contact, verkiest u eerder geschreven aanmaningen, een strenge of een commerciële benadering, … De aanpak kunt u in onderling overleg bepalen.

Expertise

De medewerkers van een incassobureau zijn grondig opgeleid en weten hoe ze moeten omgaan met moeilijke debiteuren. Ze leren hoe ze kalm kunnen blijven om hardleerse wanbetalers toch te overtuigen om de facturen te betalen.

Snelheid

Wat b2b-dossiers betreft kan een incassobureau zelf bepalen wanneer het bepaalde acties onderneemt. Er zijn geen wettelijke procedures of regels voor. Hierdoor kan er op korte tijd heel wat gebeuren en zijn dossiers vaak snel opgelost. Voor b2c-dossiers is dat enigszins anders. Hier is na de eerste brief een reactietermijn van 15 dagen voorzien. Gemiddeld genomen is een dossier binnen de twee maanden afgesloten, tenzij er een afbetalingsplan werd geaccepteerd.

Volharding

Efficiënt incasseren heeft alles te maken met discipline. Elke dag bellen en rappels versturen. Kort op de bal spelen. Een incassokantoor is pas rendabel als het ook incasseert. Het belangrijkste gedeelte van de omzet komt immers uit commissielonen die betaald worden op geïnde gelden. Dit geeft u de garantie dat het incassobureau een doorgedreven aanpak zal hanteren.

Klantvriendelijkheid

Wanneer u een incassobureau inschakelt om vorderingen te innen, dan wilt u meestal de relatie met de klant niet opblazen. Omdat de opvolging van minnelijk aard is en buiten het gerecht om gebeurt, blijft de commerciële relatie behouden.

Goedkoop

Een incassobureau werkt vaak volgens het ‘no cure no pay’-principe. Als de debiteur niet betaalt, dan kost het de opdrachtgever niets. Bij inning is er een vooraf afgesproken percentage op het geïncasseerde bedrag verschuldigd. Deze incassokosten kunnen ook op de debiteur verhaald worden.

Het is niet zinvol een dossier door te geven wanneer de debiteur de factuur betwist. Er komt alleen een extra partij bij die de communicatie nog moeilijker maakt. Wanneer een debiteur betwist en niet van zijn standpunt afwijkt, dan kunt u beter een advocaat inschakelen. Dagvaarding voor het gerecht zal dan de enige oplossing zijn.

Andere – onbetwiste – dossiers waarvan de inningskansen in uw ogen klein zijn, kunt u wel aan een incassobureau overmaken. U riskeert immers geen verlies, enkel winst.

Wacht niet te lang om een dossier door te geven aan een externe partij. Of u nu met een advocaat, een deurwaarder of een incassobureau samenwerkt, u hebt er alle belang bij om snel te schakelen. Hoe ouder de factuur is, hoe kleiner de kans op inning wordt. De ideale termijn is maximum twee maanden na de vervaldag. U hebt dan zelf 60 dagen de kans gehad om uw geld te incasseren. Als dat niet voldoende is, dan is escalatie nodig.

Vooral in de b2b-sector of als u handelt met de overheid is een incassobureau erg nuttig. De grotere incassobureaus hebben allemaal een link met bedrijfsinformatiekantoren en dat heeft belangrijke implicaties voor de debiteur. De link zorgt er immers voor dat een incassodossier onmiddellijk een negatief effect heeft op de kredietwaardigheid van een debiteur. Het is een extra drukkingsmiddel dat helpt bij de onderhandelingen.

Voor incassokantoren die ook b2c werken, gelden strenge verplichtingen. Bovendien zijn heel wat consumenten zich bewust van het feit dat een incassobureau geen wettelijke macht heeft. Zij zijn dan ook vaak niet bereid om mee te werken aan een oplossing.

Een incassobureau gebruikt alle mogelijke vormen van aanmanen. Allereerst is er de schriftelijke aanmaning, die per post verstuurd wordt. Tegenwoordig gebruiken incassokantoren ook e-mail en zelfs sms om debiteuren tot betalen aan te zetten. Ook aangetekende brieven om de druk op te drijven of een laatste officiële ingebrekestelling worden soms gebruikt. Het meeste resultaat wordt echter nog altijd behaald met de telefoon. Wanneer u de debiteur rechtstreeks kunt spreken en hem kunt overtuigen dat de betaling ook voor u belangrijk is, dan levert dit vaak betaling op.

Sommige incassokantoren werken nog met inspecteurs ter plaatse. Toch gebeurt dat minder en minder onder andere omdat de veiligheid van die buitendienstmedewerkers niet altijd gegarandeerd kan worden. Bovendien zijn zij ook gebonden aan strenge (privacy-)regels.

Zoals reeds gezegd, gelden er voor b2b-dossiers geen expliciete regels. Voor b2c-dossiers daarentegen zijn de normen zeer streng:

• Geen telefonische oproepen tussen 22.00u ’s avonds en 08.00u ’s morgens.
• Wanneer de debiteur de vordering betwist heeft , mag hij niet meer benaderd worden.
• Buren, familie of andere personen mogen niet gecontacteerd worden.
• Wanneer er derden aanwezig zijn, mag er niet geïncasseerd worden.

Indien het incassokantoor niets int, dan is de behandeling vaak gratis. Voor buitenlandse debiteuren wordt er meestal een administratiekost in rekening gebracht. Deze kost is vooraf bepaald.

Bij inning rekent het kantoor een commissiepercentage aan. Dit percentage is vaak afhankelijk van de grootte van het geïncasseerde bedrag en soms ook van de ouderdom. Opnieuw een reden om uw vorderingen sneller uit handen te geven. Sommige incassokantoren keren de volledige hoofdsom uit en houden de geïncasseerde kosten en interesten voor zichzelf.

Hierover bestaan vaak misverstanden. Incassobureaus krijgen dikwijls het verwijt dat ze onterechte kosten aanrekenen. Een kantoor mag volgende kosten aanrekenen:

• Interesten conform de algemene voorwaarden van de leverancier of conform de wetgeving (referentie rentevoet ECB + 8% wet maximale betaaltermijn).
• Schadevergoeding conform de algemene voorwaarden van de leverancier. De hoogte van dit percentage ligt meestal tussen de 10 en 15%.
• De kosten die de leverancier moet betalen aan het incassobureau mogen (b2b) alleen aangerekend worden wanneer dit expliciet vermeld staat in de algemene voorwaarden. Deze kosten mogen niet exuberant zijn en moeten transparant en relevant zijn.

Artikel 5 van de wet die de incassoactiviteit bij consumenten regelt, stelt dat het verboden is aan de consument enige vergoeding te vragen anders dan de overeengekomen bedragen in de onderliggende overeenkomst in geval van niet-naleving van de contractuele verbintenissen.

De meeste kantoren hebben een eenvoudig online registratiesysteem. Alle benodigde gegevens over debiteur en factuur kunnen elektronisch bezorgd worden. Ook kopieën van facturen, aanmaningen of schriftelijke reacties maakt u best over aan het incassobureau. Dit voorkomt tijdverlies wanneer de debiteur erom vraagt. De opvolging en de stand van zaken in een dossier is meestal ook elektronisch te raadplegen. Zo beschikt u altijd over de meest actuele info.

Uiteraard kunt u incassokantoren ook inschakelen voor internationale vorderingen. Het is vaak zelfs te verkiezen boven dagvaarding. Weet wel dat incasso het best werkt wanneer het vanuit het land van de debiteur zelf gebeurt. Incassokantoren die naam waardig hebben een uitgebreid internationaal netwerk van correspondenten waarmee zij u van dienst kunnen zijn. Zij zijn beter dan wie ook vertrouwd met de wetten en gebruiken in hun land. De kostprijs ligt meestal wel iets hoger en bestaat dan uit een administratiekost en commissieloon bij inning.