Débiteurs douteux

Une créance est une somme d’argent qu'un débiteur vous doit. On qualifie les créances de douteuses lorsque la probabilité que ce client paie la créance est très faible. Les motifs du défaut de paiement peuvent être divers : problèmes financiers, faillite, disparition, mauvaise volonté, …

Les sommes irrecouvrables n’ont pas de valeur pour un créancier et doivent être supprimées de la comptabilité, à terme. Si votre entreprise a des créances dont il est probable qu'elles ne seront pas payées, mieux vaut constituer une provision exonérée. De cette façon, vous pourrez probablement déduire cette perte de votre base imposable. Mais vous devez pour ce faire satisfaire à quelques conditions.

Les réductions de valeur sur les débiteurs douteux coûtent beaucoup d’argent au fournisseur. Celui-ci a en effet payé des coûts, mais n'a pas généré de revenus.

Vous ne pouvez pas amortir une créance sans autre forme de procès. Vous devez, en votre qualité de fournisseur, prouver que vous ne pourrez plus récupérer le montant. Les principes déterminant si une créance commerciale est considérée comme totalement ou partiellement douteuse, vous pouvez les établir dans un 'document politique' que vous utiliserez en interne et en externe.

Prouver la relation commerciale

Tout d’abord, vous devez prouver qu'il existe une relation commerciale entre les deux parties. Mieux vaut le faire sur la base de documents: bons de commande, factures, preuves de livraison,... Une communication écrite, montrant que votre client connaît vos conditions générales, aide aussi à prouver que le débiteur douteux n’a pas respecté ses engagements financiers.

Démontrer l’impossibilité de recouvrement

Démontrer qu’une créance est irrecouvrable n'est pas chose facile. Sauf si le client fait faillite. Le curateur délivre alors une attestation.
Dans d’autres situations, le créancier doit prouver qu'il a fait tout ce qui était possible pour recouvrer le montant en souffrance : lettres de rappel, appels téléphoniques, avertissements, … Vous pouvez aussi invoquer toute action en justice que vous entamez à l’encontre du client. Toutes les réactions du client aux lettres, appels téléphoniques et e-mails sont donc utiles à conserver.
Déterminer un risque général, comme un pourcentage de toutes les créances, ne suffit généralement pas.

Prouver une perte financière

Le fournisseur peut démontrer la perte pour l'entreprise sur la base de récapitulatifs détaillés et de systèmes de monitoring (listes des postes ouverts, récapitulatifs DSO. balances âgées des comptes des débiteurs, …).

Il importe que vous comptabilisiez à temps la réduction de valeur, à savoir durant l'exercice au cours duquel vous avez constaté le caractère douteux de la créance. Le montant doit être repris dans un ou plusieurs comptes distincts. Cette condition du compte distinct est remplie si le montant est repris (en crédit) dans le compte « débiteurs douteux » de l’actif. De cette façon, les transactions restent correctes.

Les réductions de valeur comptabilisées pour les débiteurs douteux peuvent être traitées comme une réserve exonérée si elles satisfont à certaines conditions. Les coûts doivent être déductibles en tant que frais professionnels. Et ils doivent concerner exclusivement des créances non distribuées en obligations ou autres titres similaires au nom ou au porteur.

Pour que la provision soit fiscalement exonérée, la perte doit être clairement décrite. Cela signifie qu’elle doit concerner une ou plusieurs créances identifiées. Cette condition est remplie si vous effectuez la comptabilisation en débiteur douteux sur base individualisée et donc pas par créance commerciale.

Un fournisseur doit toujours aussi effectuer une tentative ‘raisonnable’ pour récupérer la créance. Les tentatives raisonnables sont déterminées notamment en fonction de l’ampleur du montant en souffrance. Pour les petits montants, les entretiens téléphoniques et les lettres/e-mails suffisent. Pour les montants plus importants, une action en justice est souvent nécessaire.

Une déduction fiscale est également possible en cas d’amortissement partiel. Les créances sur des membres de la famille, des partenaires ou des actionnaires de l'entreprise, ne sont pas fiscalement déductibles.

Vérifier la solvabilité

Le fournisseur peut se prémunir de différentes façons contre les débiteurs douteux. De nombreux fournisseurs contrôlent la solvabilité d’un client potentiel avant de faire des affaires avec lui. Le passé apprend beaucoup de choses sur l’avenir aussi. Le comportement de paiement est ainsi un facteur important. La structure du capital fournit également des informations intéressantes : c’est le rapport entre les fonds propres et les fonds de tiers. Les dettes à court et à long terme donnent une bonne indication de la probabilité d'un paiement correct, tout comme les références de crédit. Récoltez donc un maximum d’informations utiles et prenez ensuite seulement la décision concernant les conditions de paiement : comptant ou crédit ? Garantie bancaire ou autre ?

Procédure de recouvrement

Si vous autorisez un client à acheter à crédit chez vous, il importe de bien suivre ses paiements. Une procédure de recouvrement stricte, débutant immédiatement après la date d'échéance (ou même juste avant), éduque les clients qui paient traditionnellement trop tard. Grâce à cette procédure, les clients y réfléchiront à deux fois la prochaine fois lorsqu’ils recevront une facture de votre part.

Conditions générales

Les conditions générales sont une partie importante du contrat que vous passez avec le client. Elles jouent un rôle préventif et curatif.

En prenant des accords clairs avec le client, vous lui faites connaître les règles. Les études ont révélé qu’une bonne communication, sans équivoque, au moment de la vente, réduit considérablement le nombre de débiteurs douteux par la suite. Prévoir un paiement à la commande ou à la livraison, est également une possibilité.

Vous avez une ou plusieurs débiteurs douteux ? Dans ce cas, vos conditions générales forment un fil conducteur pour les gérer correctement et en réduire les coûts pour vous.

Sanctions pour paiement tardif

Vous avez le droit de réclamer des intérêts et un dédommagement. La loi relative aux délais de paiement stipule même qu’à partir de la date d’échéance + 1 jour, vous avez le droit de réclamer le taux d'intérêt de la BCE, qui est de 8% par an.
Vous voulez demander un dédommagement ? Dans ce cas, n’oubliez pas de le mentionner dans vos conditions générales.

Rappels

Envoyer un rappel 2 ou 3 jours avant le paiement est une méthode efficace pour éviter les paiements tardifs. Souvent, le client a tout simplement oublié l'échéance. Les rappels, et nous ne parlons pas des lettres de rappel, peuvent même promouvoir une bonne relation de travail avec votre client et faire en sorte que les prochaines transactions soient payées à temps.

Suivez l’historique des paiements de chaque client. Vous reconnaîtrez des modèles dans les transactions des clients et pourrez alors, sur cette base, adapter les rappels et autres communications. Ce qui donnera lieu en finale à des paiements plus rapides.