UBO-check et Compliance Check : comment s'y prendre ?

Dans un premier article, nous vous expliquions que les directives ALM (Anti-Money Laundering Directives) se suivaient de près. Dans un deuxième article, vous appreniez que les entreprises ne prenaient pas toujours ces directives au sérieux. Et vous découvriez également les raisons à cela. Si vous décidez de vous lancer dans la Customer Due Diligence, alors voici les étapes que vous devez suivre pour être parfaitement en ordre. Nous les récapitulons pour vous dans cet article.

Commencez par vérifier que votre entreprise relève de la Loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Un certain nombre d’institutions seulement doivent répondre aux lois et règlements. Pour savoir de quelles catégories professionnelles il s’agit précisément, veuillez consulter l’article un de la loi anti-blanchiment. Il s’agit notamment des banques, des assureurs, des organismes de placement, des réviseurs d’entreprise, des comptables, des conseillers en placement, des agents immobiliers, des avocats, des notaires, des huissiers de justice, etc.

Votre entreprise est concernée ? Dans ce cas, voici les étapes que vous devez suivre pour effectuer un UBO-check, ainsi qu'un Compliance Check. Autrement dit, pour mettre en place une politique de Customer Due Diligence saine.

Étape n°1 Contrôler l’identité du ou des UBO

Déterminer l’identité d'un ou plusieurs UBO pour ensuite pouvoir les contrôler, voilà des éléments importants dans le processus de Customer Due Diligence. L’UBO ou bénéficiaire effectif en dernière analyse d’une entité juridique, c’est la personne physique qui

a un intérêt d’au moins 25% dans le capital de la personne morale, OU
peut exercer au moins 25% des droits de vote dans une assemblée générale, OU
est bénéficiaire d’au moins 25% du patrimoine de la personne morale.

Le contrôle de l'identité d'une personne physique se fait généralement sur base de sa carte d’identité, de son passeport ou de son permis de conduire. Pour une personne morale, l'identité est contrôlée sur base des statuts. Attention, lorsqu'un client est une personne morale, alors vous devez identifier et contrôler son UBO ou bénéficiaire effectif en dernière analyse. Étant donné les nombreuses branches que peut comporter une entreprise (même jusqu'à l’étranger), il peut être compliqué de déterminer qui est le bénéficiaire effectif de celle-ci.

Étape n°2 Effectuez un Compliance Check

Lorsque vous avez déterminé l’identité, il est temps de passer à un Compliance Check. Cela signifie que vous devez contrôler l’UBO sur la base de listes PEP, de contrôle, de sanction, et vérifier qu'il ne fait pas l’objet d'une publicité négative. Vous seriez surpris de voir le nombre de listes de contrôle qui existent. Graydon peut déjà vous aider, sur base de centaines de listes, à répondre aux prescriptions exigeant que vous sachiez avec qui vous faites des affaires.

Étape n°3 Effectuez une analyse des risques

Si vous êtes soumis à la loi anti-blanchiment, vous devez classer vos clients dans des catégories de risques, sur la base d’indicateurs objectifs, variant de faible à élevé. La nature et l’ampleur des devoirs de vigilance à l’égard de la clientèle peuvent être adaptées à cette évaluation du risque. Plus le risque est faible, moins vous avez d’efforts à fournir pour réduire ce risque.

Risque faible

Pour un client à risque faible, des devoirs de vigilance simplifiée suffisent. Par exemple en demandant l’identité de l’UBO et en lui faisant signer la déclaration UBO, sur laquelle votre client note les coordonnées du ou des UBO.

Risque moyen/élevé

Si un client n’est pas physiquement présent pour l’identification, s’il s'agit d'une Politically Exposed person (PEP) ou s’il y a des indications de risque plus élevé de financement du terrorisme ou de blanchiment d’argent, des devoirs de vigilance approfondis sont requis.

Étape n°4 Archivez de manière uniforme

Il importe également que vous contrôliez vos relations de manière uniforme et efficace et que vous les archiviez de manière systématique. En cas d'un éventuel contrôle par les autorités de contrôle, vous devez pouvoir prouver que vous avez pris la loi et la réglementation en matière de Know Your Customer très au sérieux. Les données d’identification doivent être conservées et actualisées au moins pendant 5 ans. Si vous ne le faites pas, vous encourez une sanction, à savoir une lourde amende.

Conclusion

Êtes-vous conscient du fait que vous devez prendre très au sérieux les lois et règlements en vigueur en matière de Customer Due Diligence, à savoir l’UBO-check ? Il n'y a plus de temps à perdre. Vérifiez dès à présent que votre organisation est bien en conformité avec la CDD. Mettez-vous directement au travail et vérifiez que votre (potentiel) client est en effet bien qui il prétend être. Vous éviterez ainsi de devoir payer de lourdes amendes et de porter atteinte à votre réputation. Vous démontrerez ainsi que vous êtes une partie fiable, qui répond à ses obligations de manière professionnelle, sans mettre en danger vos bonnes relations clients.