Donnez des armes à votre gestionnaire des débiteurs!

Les gestionnaires des débiteurs s’activent chaque jour pour recouvrer les créances en souffrance. Le recouvrement par téléphone est l’un des moyens qu’ils utilisent... trop souvent. Mais votre gestionnaire des débiteurs a-t-il les armes qu’il faut pour gagner ? Ce blog présente mes expériences en la matière.

C’est un cas que je rencontre trop souvent pour le nier : les gestionnaires des débiteurs disposent de possibilités insuffisantes pour pouvoir réagir vite dans les négociations avec les clients. Dans l’approche téléphonique, surtout, de nombreux gestionnaires des débiteurs manquent de compétences concrètes pour pouvoir travailler efficacement. D’ailleurs, quel négociateur voudrait entamer les négociations sans connaître la marge de manœuvre que lui octroie son donneur d'ordre?  Pourtant, la gestion des débiteurs est plus souvent une question d’exceptions que de règle!

Le dos au mur

Le dirigeant ou l’entrepreneur ne dispose pas de suffisamment de marge de manœuvre avec, en conséquence, des paiements tardifs, un DSO élevé ou du travail administratif (supplémentaire). Même votre image en pâtit lorsque votre gestionnaire des débiteurs ne peut pas obtenir gain de cause. Vos clients ne prendront alors pas votre gestionnaire des débiteurs et votre entreprise au sérieux.

Quelles armes fournissez-vous à votre collaborateur ?

Délai de paiement
Pendant combien de jours le paiement peut-il être reporté ?  Une journée ? Une semaine ? Qu’autorisez-vous et, surtout, que n’admettez-vous pas ?

Crédit
Jusqu’à quel montant votre gestionnaire des débiteurs peut-il octroyer directement un crédit pour recouvrer une somme de € 10.000 euros ?

Comportement de paiement
Quel comportement de paiement n’admettez-vous pas, même si des intérêts commerciaux sont en jeu ?

Conditions d’achat
Acceptons-nous toujours les conditions d’achat du client, ou jamais ?

Intérêt, coûts administratifs
Jusqu’à quel montant renonçons-nous aux intérêts et aux coûts pour obtenir un paiement ?

Arrêt de livraison
À quel moment votre collaborateur décide-t-il de cesser les livraisons sans consulter l’arrière-garde ?

Confiance
Voilà quelques armes et questions sur lesquelles vous devez faire le point avec votre collaborateur avant de l’envoyer négocier. Il s’agit non seulement de prendre des accords clairs, mais aussi d’avoir confiance dans vos collègues. Une gestionnaire efficace des débiteurs doit bénéficier de votre confiance pour pouvoir évaluer correctement les intérêts. Mais dans la pratique, la confiance ne peut pas être illimitée : elle s’accorde dans des cadres clairs et fait l’objet de bons contrôles ultérieurs.

Comment gardez-vous le contrôle ?

C’est pourquoi je recommande que votre gestionnaire des débiteurs vous fasse des rapports, mais vous donne également des conseils pour la mise en œuvre des différentes armes. Quel délai peut-il accorder ? Ou quelle réduction ?  Un rapport quotidien ou hebdomadaire par arme permet de faire rapidement le point de la situation et de corriger le tir si nécessaire.

Quel sera le résultat ?

Dans le cadre de votre politique de credit management, le résultat produit par les bonnes armes aux mains des bonnes personnes vous surprendra. Comme nous l’avons dit déjà, un DSO plus réduit, moins de paiements en retard et moins de travail en seront la conséquence directe. Mais un collaborateur plus motivé et des clients plus satisfaits sont également des résultats qui méritent d’envisager cette approche, dès aujourd’hui.