Établissement des factures et conditions générales: quelle langue allez-vous choisir?

La Belgique compte trois langues officielles. Ce qui nécessite un peu de précaution lorsque vous choisissez la langue d’établissement d’une facture. Les mentions obligatoires sur le document doivent en effet figurer dans la langue du siège d’exploitation du fournisseur. Les conditions générales, en revanche, doit être établies dans une langue qui permet au client de les comprendre.

Facturez dans votre langue

Le règlement linguistique est d’ordre public. Vous ne pouvez donc pas y déroger. Cela signifie que les parties obligatoires de la facture (description des prestations facturées ou des marchandises, identité du fournisseur, identité de l’acheteur, mention ‘facture’, …) doivent être rédigées dans la langue du fournisseur. Pas nécessairement la langue du siège principal, mais bien celle du siège d’exploitation où la transaction a eu lieu.

Si la facture n’est pas établie dans la langue requise, elle n’est pas légale. Le créancier ne peut donc pas l’invoquer pour se la faire payer.

S’il s’avère que la facture émise par le fournisseur n’est pas conforme, il suffit de remplacer le document établi dans la mauvaise langue par une facture dans la bonne langue. Celle-ci remplace alors la première facture émise.

Et les conditions générales?

Pour les parties non-obligatoires de la facture, le fournisseur dispose d’une certaine liberté, bien que relative. Les conditions générales doivent en effet être établies dans une langue connue des clients, qui doivent pouvoir prendre connaissance de ces conditions. À défaut, ces conditions générales ne peuvent pas leur être opposées.

Une mention sur la facture, indiquant que les conditions générales sont également disponibles dans d’autres langues, ne suffit pas.

Si vous êtes actif seulement dans la partie francophone du pays, il suffit que vos conditions générales soient établies en français. Mais si vous êtes également actif en Flandre ou si vous exportez régulièrement, il n’en va pas de même.

Déterminez avec quelles nationalités vous travaillez et faites en sorte que la langue de vos conditions générales soit conforme à celle de vos clients. Sinon, vous risquez que vos clients étrangers invoquent le fait qu’ils n’avaient pas connaissance de vos conditions générales parce qu’elles n’étaient disponibles qu’en français/néerlandais.

Accords oraux ou écrits?