Facturer: les 5 coûts cachés les plus importants

Une récente étude de la division néerlandaise d’EY Advisory et de quelques experts en credit management révèle que les entrepreneurs sous-estiment considérablement les coûts de facturation. La plupart d’entre eux pensent que le recouvrement des factures coûte en moyenne 2 euros par facture. Mais ce n’est pas la réalité.

Selon le secteur où les entreprises sont actives, les coûts de recouvrement des factures peuvent atteindre des dizaines, voire même de centaines de pour-cents de plus. Cette sous-estimation s’explique par le fait que les organisations ne tiennent pas compte des coûts cachés de la facturation et de la gestion des débiteurs. D’après l’étude d’EY Advisory, les entrepreneurs pourraient économiser de 10 à 40% s’ils tenaient compte des coûts cachés.

Voici les 5 coûts cachés les plus importants.

Coût 1. Service clients

Tout d’abord, le temps que le service clients consacre aux factures n’est souvent pas pris en compte. Les charges salariales des collaborateurs de la comptabilité ne sont pas les seules à faire partie du coût total du recouvrement des factures. Les organisations qui envoient simultanément un grand nombre de factures ou de rappels sont souvent confrontées les jours suivants à une surcharge énorme du service clients.

Coût 2. ICT

Les coûts informatiques sont souvent plus élevés aussi que ne le pensent les responsables en général. De nombreux progiciels d’administration financière fonctionnent selon le principe que la facturation et la gestion des débiteurs s’effectuent de la même façon dans chaque organisation. Mais c’est de moins en moins le cas aujourd’hui. Il faut également tenir compte des changements de législation et de règlementation, et des nouvelles possibilités de paiement.

Il n’est d’ailleurs pas indiqué de mettre le meilleur client, le plus correct, dans le même sac que les mauvais payeurs s’il dépasse exceptionnellement le délai de paiement. Ces adaptations de l’infrastructure informatique, requises pour tenir compte de ces facteurs, font également partie des coûts cachés de la gestion des factures et des débiteurs.

Coût 3. Collaborateurs indirectement impliqués

Le temps dont les autres départements ont besoin pour mener le processus de facturation à bon terme doit également être pris en compte. Les managers des autres départements doivent approuver les factures sortantes. Les collègues discutent ensemble de la façon dont ils vont réagir à un retard de paiement chez un client donné. Le département commercial doit transmettre les accords pris avec les clients à l’administration. Et tout cela prend du temps.

Coût 4. Facturation trop tardive

Même si les clients respectent leurs délais de paiement et si tout semble se dérouler parfaitement, l’entreprise peut quand même être confrontée à des coûts cachés. Comme lorsque vous menez plusieurs projets à bien chez un client, et qu’à cause de la surcharge de travail, vous devez retarder de plusieurs jours l’établissement de vos factures. Ce qui prolonge automatiquement la période pendant laquelle les factures restent en cours. Même lorsque les clients respectent leurs délais de paiement, les entreprises perdent ainsi de l'argent lorsque les factures sont envoyées trop tard.

Coût 5. L’établissement d’une facture demande davantage de temps

L’établissement d’une facture prend généralement plus de temps qu’on ne le pense habituellement : c’est là que se situe un autre coût caché. Pour combien de factures les différents départements de l’organisation ne doivent-ils pas être consultés parce que chacun a contribué au projet ? Et combien de temps faut-il pour approuver les factures ?

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