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Agence de recouvrement

Auparavant, le terme ‘agence de recouvrement’ évoquait (souvent à juste titre) l’image de cowboys qui n’hésitaient pas à flirter avec l'illégalité. Des hommes qui se promenaient en hurlant dans un mégaphone autour du domicile ou de l’entreprise du débiteur, des gendarmes à la retraite ou des bodybuilders qui tentaient d’intimider le client par la force. Mais heureusement, la situation a bien changé.

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Agence de recouvrement

Qu’est-ce qu’une agence de recouvrement ?

Une agence de recouvrement est une entreprise commerciale qui recouvre les factures impayées pour le compte de ses clients. Elle fonctionne dans le prolongement de vos propres services. Lorsque votre département financier ou commercial ne parvient pas à obtenir un paiement, vous pouvez demander l’aide d’une agence de recouvrement. Vous pouvez recourir à une agence de recouvrement pour des dossiers concernant des consommateurs (b2c), des entreprises (b2b) et les pouvoirs publics. Mais pour les consommateurs, les règlementations sont plus strictes.

Pourquoi recourir à une agence de recouvrement ?

Lorsqu’un client, malgré vos tentatives répétées, ne paie pas, vous pouvez faire intervenir différents partenaires externes. Vous pouvez par exemple l'assigner via un avocat, le mettre en demeure avec un huissier ou confier le dossier à une agence de recouvrement. Celle-ci tentera d’aboutir à une solution à l’amiable, en dehors de la justice.

Même si l’agence de recouvrement entreprend en réalité les mêmes actions que le fournisseur, elle obtient généralement de meilleurs résultats. Ceci principalement en raison de l’impact psychologique de l’intervention d’une tierce partie : nous sommes toujours plus impressionnés par quelqu’un que nous ne connaissons pas et il en va de même dans le monde des agences de recouvrement. Les plus renommées sont en outre associées à des fournisseurs d’informations d’entreprise. Ce qui offre deux avantages complémentaires :

  • D’une part ces agences connaissent la situation financière de votre débiteur. Cette information est très importante pour l’approche de votre dossier.
  • D’autre part les débiteurs sont plus enclins à payer pour éviter d’être mentionnés dans la base de données.

Avantages de la collaboration avec une agence de recouvrement

Approche à la carte

Le grand avantage d’une collaboration avec une agence de recouvrement – surtout en comparaison avec la procédure d’assignation – est que vous, le donneur d’ordre, pouvez influencer la méthode de travail. Que vous souhaitiez un contact téléphonique rapide, que vous préfériez plutôt des rappels écrits, une approche stricte ou commerciale.... vous pouvez déterminer l’approche en concertation.

Expertise

Les collaborateurs d’une agence de recouvrement sont bien formés et savent comment gérer les débiteurs difficiles. Ils apprennent comment rester calmes et convaincre les mauvais payeurs les plus récalcitrants de payer leurs factures.

Rapidité

Pour les dossiers b2b, l’agence de recouvrement peut déterminer elle-même quand elle entreprend certaines actions. Il n’y a pas de procédures ou règles légales fixées à cet effet. L’agence de recouvrement peut donc faire très vite beaucoup de choses et régler souvent le dossier très rapidement. La situation est un peu différente pour les dossiers b2c. Après la première lettre, un délai de réaction de 15 jours est prévu. En moyenne, un dossier est clôturé dans les deux mois, sauf si un plan d'apurement a été accepté.

Persévérance

Pour recouvrer efficacement, il faut de la discipline. Appeler chaque jour et envoyer des rappels. Réagir vite. L’agence de recouvrement n’est rentable que lorsqu’elle recouvre. La majeure partie du chiffre d’affaires provient en effet des commissions payées sur les montants recouvrés. Ce qui vous donne la garantie que l’agence de recouvrement va appliquer une approche efficace.

Bonne relation avec le client

Lorsque vous recourez à une agence de recouvrement pour récupérer vos créances, vous ne voulez généralement pas détruire la relation avec le client. Parce que le suivi s'effectue à l'amiable et en dehors de la justice, la relation commerciale est préservée.

Bon marché

Une agence de recouvrement travaille souvent sur le principe ‘no cure no pay’. Si le débiteur ne paie pas, il n'en coûte rien au donneur d'ordre. En cas de recouvrement, un pourcentage convenu à l’avance est perçu sur le montant recouvré. Ces coûts de recouvrement peuvent également être récupérés chez le débiteur.

Quand recourir à une agence de recouvrement ?

Il n’a aucun sens de transmettre un dossier à une agence de recouvrement lorsque le débiteur conteste. Elle ne serait alors qu'une partie de plus à intervenir, qui rendrait la communication encore plus difficile. Lorsqu’un débiteur conteste la facture et s’accroche à son point de vue, mieux vaut faire intervenir un avocat. L’assignation en justice est alors la seule solution.

Les autres dossiers, non contestés, dont la probabilité de recouvrement est faible à vos yeux, vous pouvez les confier à une agence de recouvrement. Vous n’avez rien à perdre, seulement à gagner.

Quand confier un dossier à une agence de recouvrement?

N’attendez pas trop longtemps avant de confier le dossier à une partie externe. Que vous collaboriez avec un avocat, un huissier ou une agence de recouvrement, vous avez intérêt à les faire intervenir vite. Plus la facture est ancienne, plus les chances de la recouvrer sont faibles. Le délai idéal est de maximum deux mois après l’échéance. Vous avez eu alors pendant 60 jours l’opportunité de récupérer votre argent. Si cela n’a pas suffi, il est temps de passer à la vitesse supérieure.

Une agence de recouvrement est surtout très utile dans le secteur b2b, ou lorsque vous travaillez avec les pouvoirs publics. Les grandes agences de recouvrement ont toutes un lien avec des fournisseurs d’informations d’entreprise, ce qui a des implications importantes pour le débiteur. Grâce à ce lien, un dossier de recouvrement a immédiatement un effet négatif sur la solvabilité d’un débiteur. C’est un moyen de pression supplémentaire qui aide dans le cadre des négociations.

Pour les agences de recouvrement qui travaillent également dans le secteur b2c, des obligations plus strictes s'appliquent. De nombreux consommateurs sont en outre conscients du fait qu’une agence de recouvrement n'a pas de pouvoir légal. Ils ne sont donc souvent pas disposés à collaborer en vue de trouver une solution.

Comment travaille l’agence de recouvrement ?

L’agence de recouvrement utilise toutes les formes possibles de rappel et de mise en demeure. Tout d’abord le rappel écrit, envoyé par la poste. Actuellement, les agences de recouvrement utilisent même l’e-mail et le sms pour demander aux débiteurs de payer. Les lettres recommandées sont également utilisées parfois pour augmenter la pression ou envoyer une mise en demeure officielle. Mais les meilleurs résultats sont toujours obtenus par téléphone. Lorsque vous pouvez parler directement au débiteur et le convaincre que le paiement est important pour vous aussi, celui-ci suit généralement.

Certaines agences de recouvrement travaillent encore avec des inspecteurs sur place. Mais c’est de moins en moins fréquent, notamment parce que la sécurité de ces collaborateurs du service externe ne peut pas toujours être garantie. Ils sont également assujettis à des règles strictes (de respect de la vie privée).

Ainsi que nous l'avons dit déjà, il n'y a pas de règles explicites pour les dossiers b2b. Pour les dossiers b2c, en revanche, les normes sont très strictes :

  • Pas d'appels téléphoniques entre 22h00 et 08h00.
  • Lorsque le débiteur a contesté la créance, il ne peut plus être approché.
  • Les voisins, la famille ou d’autres personnes ne peuvent pas être contactés.
  • Le recouvrement est interdit en présence de tiers.

Que coûte une agence de recouvrement ?

Si l’agence de recouvrement ne récupère pas d’argent, l’intervention est souvent gratuite. Pour les débiteurs étrangers, elle facture toutefois des coûts administratifs le plus souvent. Ce coût est fixé au préalable.

Lorsqu’elle récupère de l'argent, l’agence facture un pourcentage de commission. Ce pourcentage est souvent en fonction de l'importance du montant recouvré et parfois aussi de l'âge de la créance. Encore une bonne raison de déléguer rapidement le recouvrement de vos créances. Certaines agences de recouvrement versent la totalité du principal et conservent les coûts et intérêts pour elles.

Quels coûts sont facturés au débiteur ?

Ce sujet donne souvent lieu à des malentendus. Les agences de recouvrement se voient souvent accusées de facturer des coûts indus. L’agence peut facturer les coûts suivants :

  • Les intérêts conformément aux conditions générales du fournisseur ou à la législation (taux d’intérêt de référence BCE + 8% loi délai de paiement maximal).
  • Un dédommagement conformément aux conditions générales du fournisseur. Le pourcentage se situe généralement entre 10 et 15%.
  • Les coûts que doit payer le fournisseur à l'agence de recouvrement ne peuvent (b2b) lui être réclamés que si c'est explicitement indiqué dans les conditions générales. Ces coûts ne doivent pas être exagérés, mais bien transparents et justifiés.

L’article 5 de la loi régissant les activités de recouvrement chez les consommateurs stipule qu’il est interdit de demander au consommateur une indemnité autre que les montants convenus dans le contrat en cas de non-respect des obligations contractuelles.

Comment se déroule la collaboration avec une agence de recouvrement ?

La plupart des agences ont un système d’enregistrement en ligne simple. Toutes les données requises sur le débiteur et la facture peuvent être transmises par voie électronique. Des copies des factures, rappels ou réactions écrites doivent de préférence être fournies à l'agence de recouvrement aussi. Ce qui évitera toute perte de temps si le débiteur les demande. Le suivi et le point de la situation d'un dossier sont généralement consultables par voie électronique aussi. Vous disposez ainsi toujours des informations les plus actuelles.

L’agence de recouvrement s’occupe-t-elle aussi des débiteurs étrangers ?

Vous pouvez également recourir à une agence de recouvrement pour vos créances internationales. C’est même une solution souvent préférable à une assignation. Sachez que le recouvrement est le plus efficace lorsqu’il est effectué dans le pays du débiteur. Les agences de recouvrement réputées disposent d’un réseau international étendu de correspondants qui peuvent vous aider. Ces correspondants connaissent mieux que personne les lois et les usages dans leur pays. Le prix est généralement un peu plus élevé, et se compose d’un coût administratif et d’une commission lors du recouvrement.

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