Sommation

Lorsqu’un client ne réagit pas à un rappel de paiement et ne règle toujours pas sa facture, l’entrepreneur peut lui envoyer une sommation. Il y a une petite nuance entre un rappel de paiement et une sommation : le  rappel de paiement va dans le sens d'un oubli de paiement de la part du client, tandis que la sommation est plus sévère, rédigée sur un ton moins aimable. Dans cette communication, l’entrepreneur demande au client de payer la facture rapidement.

Actuellement, les entreprises choisissent souvent d’envoyer une sommation par e-mail, mais pour plus de sécurité, vous pouvez aussi envoyer la sommation par courrier (recommandé). Les mises en demeure par sms et même via WhatsApp font également leur apparition. Toutes ces tentatives vont généralement de pair avec quelques entretiens de recouvrement par téléphone. La gestion des débiteurs par téléphone est relativement efficace, mais elle ne vous laisse aucune trace sur papier. Ce qui vous déforce si vous devez porter votre affaire devant le juge. Veillez donc toujours à envoyer une ou plusieurs mises en demeure avant de confier le recouvrement de la facture à une partie tierce.

Une fois que vous avez envoyé la facture, vous pouvez adresser au débiteur un rappel de paiement et ensuite une sommation (éventuellement suivie d'une deuxième sommation). Ensuite, vous pouvez confier la facture à une partie externe, comme par exemple une agence de recouvrement. Selon le type de client, celle-ci préfèrera appliquer un timing et une procédure fixes. Un trajet de sommation peut se présenter comme suit :

• Rappel de paiement : 2 jours ouvrables après la date de paiement mentionnée sur la facture
• Première sommation : 5 jours ouvrables après la date de paiement mentionnée sur le rappel de paiement
• Deuxième sommation (par courrier recommandé) : 5 jours ouvrables après la date de paiement mentionnée sur la première sommation
• Agence de recouvrement : 7 jours ouvrables après la date de paiement mentionnée sur la deuxième sommation

Veillez aussi pendant cette période à entreprendre suffisamment de tentatives par téléphone pour enjoindre le débiteur à payer. Adaptez l’envoi de vos mises en demeure aux promesses que fait votre débiteur. La visite d’un vendeur peut également accélérer le processus de paiement.

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Mieux vaut mentionner dans le rappel de paiement comme dans la sommation (et certainement dans la mise en demeure) que vous allez recourir à une agence de recouvrement si le client ne paie pas. Faites en sorte que votre sommation satisfasse aux directives :

• Accordez à votre client un délai réaliste pour payer, mais gardez cette période aussi courte que possible. Faites en sorte que votre lettre connote une certaine urgence. Le client est en retard de paiement et ne doit pas bénéficier de deux semaines de plus pour effectuer le paiement.
• Indiquez le montant en intérêts et frais que vous allez facturer si le client ne paie pas.

Votre sommation doit en tout cas adopter un ton contraignant. Il importe que vous ne disiez pas combien de lettres de sommation vous allez envoyer. Des phrases telles que 'après cette lettre, vous recevrez encore une sommation et puis nous ferons appel à une agence de recouvrement' signalent à votre client qu'il a encore tout le temps. Faites en sorte que toutes les données soient mentionnées sur la sommation et qu'elles soient correctes : 

• Numéro de facture
• Services ou produits achetés
• Dates des rappels précédents
• Montant de la facture
• Délai de paiement
• Coûts et intérêts éventuels

Signalez également qu’après la sommation ou mise en demeure, la facture sera confiée pour recouvrement à une partie externe et que les coûts et intérêts seront inéluctables.

Vous pouvez vous faire aider par le marketing et les sales pour rédiger la sommation. Ils connaissent le client comme personne. Leur créativité peut également rendre votre sommation plus efficace. De nombreuses sommations atterrissent, sans être ouvertes, sur une grande pile chez le débiteur, et c'est ce que vous voulez éviter. Vous devez donc vous arranger pour qu'elle soit remarquée. 

La plupart des sommations ne sautent pas aux yeux. Il s’agit généralement de textes standard dont le contenu n’atteint pas son but. Quelques exemples :

• Selon notre administration, cette facture ne serait pas encore payée.
  Pourquoi vous cachez-vous derrière votre administration ? Y a-t-il une possibilité que votre administration ne soit pas en ordre ? Soyez affirmatif dans vos textes : ‘Vous n’avez pas encore payé la facture X.’
• Nous n’avons malheureusement pas encore reçu le paiement.
  C’est très bien d'écrire ce que vous pensez de la situation, mais ne soyez pas trop modeste.
• La facture aura sans doute échappé à votre attention.
  N’imaginez pas d’excuses pour le débiteur. Vous laissez ainsi sous-entendre que le client a des choses plus importantes à faire. Vous dépeignez le paiement ponctuel de vos factures comme quelque chose de peu important.
• Si vous avez déjà payé, considérez ce rappel comme nul et non avenu.
  Le débiteur le sait bien, donc cette phrase n’apporte aucune plus-value. Elle mine seulement la force de votre sommation.

Appliquez ces conseils si vous souhaitez rédiger une sommation percutante :

1. Ne numérotez pas ouvertement vos sommations.
2. Structurez votre contenu avec un début, un milieu et une fin.
3. Essayez d’être original et de ne pas recourir aux textes standard. Vous parlez quand même à un être humain.
4. Soyez positif dans votre première sommation et devenez plus sévère dans la suivante, mais ne soyez pas trop solennel.
5. Énumérez toutes les factures restant à payer.
6. Soyez concret dans vos délais de paiement.
7. Indiquez la sanction si le client ne paie pas à temps.

Vous avez envoyé une sommation et votre client ne paie toujours pas ? Dans ce cas, vous pouvez confier la créance à une agence de recouvrement.

• La première phase est la procédure de recouvrement à l’amiable. L’agence va passer des coups de fil, envoyer des sommations et des e-mails pour recouvrer votre créance, sans l’intervention du juge.
• Votre créance n’est toujours pas payée après cela ? Dans ce cas, vous pouvez entamer un trajet juridique. Celui-ci commence par l’envoi d’une assignation, ordonnant au débiteur de comparaître devant le juge.
• Lorsque le débiteur est condamné, le jugement est doté d’un titre exécutoire. Il est transmis à l’huissier de justice, qui prendra les mesures requises pour exécuter le jugement (ex. saisie).

Le site comporte des pages entièrement consacrées aux procédures de recouvrement à l'amiable et juridique.

Vous recevez vous-même des sommations alors que vous n’êtes pas en tort ? Dans ce cas, vous avez peut-être affaire à des factures fantômes. Une facture ou sommation fantôme est une créance pour des services jamais fournis. Les escrocs envoient ces factures et ces sommations souvent au hasard, par milliers, dans l’espoir que les entreprises ne les contrôlent pas et les paient. Vous avez des doutes ? Prenez contact avec la Direction générale de l’inspection économique, qui étudiera la fraude éventuelle.