Wiki

Sous-traiter votre gestion des débiteurs

La gestion des débiteurs nécessite une approche experte et disciplinée. Vous ne disposez pas des gens, du temps ou des moyens requis pour gérer efficacement en interne votre portefeuille de débiteurs ? Confiez cette partie importante du processus d’entreprise à des spécialistes de la gestion des débiteurs. Vous aurez ainsi les mains libres pour vous consacrer à vos tâches principales.

Sous-traiter votre gestion des débiteurs

Qu'est-ce que la gestion des débiteurs ?

La gestion des débiteurs comporte toutes les étapes à parcourir pour faire payer vos factures. Depuis l’évaluation de la solvabilité d’un prospect au contrôle du paiement ponctuel de la facture en passant par les accords pour le délai de paiement et l'octroi d'une ligne de crédit éventuellement.

Lorsque les factures ne sont pas payées, le gestionnaire des débiteurs prend des mesures complémentaires. Il s’informe du paiement par le biais de rappels téléphoniques et écrits. Cela ne fonctionne pas ? Dans ce cas, le gestionnaire des débiteurs peut faire appel à une agence de recouvrement ou entamer une procédure juridique.

Quand est-il intéressant de sous-traiter la gestion des débiteurs ?

Certaines entreprises recourent à un cabinet comptable externe pour effectuer leur comptabilité. Des raisons similaires peuvent vous amener à décider de sous-traiter votre gestion des débiteurs. Le partenaire se chargera alors, souvent au nom de votre entreprise, de recouvrer vos factures.

  1. Vos tâches principales – produire, vendre – sont les plus importantes pour vous. C’est d’ailleurs votre spécialité. Vous manquez aussi de temps et d’énergie pour relancer chaque jour vos mauvais payeurs.
  2. Vous n’êtes pas organisé en interne pour mener une politique efficace des débiteurs.
  3. Vous manquez de main-d’œuvre et d'expertise pour gérer les débiteurs de manière disciplinée.

6 avantages d'une gestion externe des débiteurs

1. Des conditions générales actuelles

À la base d’une bonne politique des débiteurs, il y a des accords clairs avec le client. Mais vos conditions de vente sont-elles correctement établies ? Sont-elles encore actuelles ? Certaines dispositions sont fixées légalement. C’est le cas du crédit à la consommation, du règlement collectif de dettes, des faillites, de la LCE et du recouvrement à l’amiable.

Mais les lois changent et certaines dispositions de vos conditions générales peuvent devenir obsolètes au fil du temps. Sans que vous le sachiez. Un partenaire externe le sait, lui. Il parcourra vos conditions générales avec vous et les corrigera si nécessaire.

6 clauses qui ne peuvent pas faire défaut dans vos conditions générales

2. Une bonne relation avec le client

Vous savez que le suivi des paiements chez votre gestionnaire des débiteurs externe est en de bonnes mains. Vous pouvez sans problème noter une nouvelle commande, sans avoir à contrôler le solde du client. Ce qui ne peut que profiter à la relation avec votre client. Le credit management et le customer relationship management (CRM) doivent être à l'écoute l’un de l’autre, mais l'un ne peut pas gêner l'autre.

3. Sur mesure : vous déterminez le ton

Lorsque vous sous-traitez votre gestion des débiteurs, vous travaillez avec une équipe fixe de gestionnaires de dossiers, qui connaissent vos souhaits et les respectent. Vous déterminez ensemble le ton de la communication pour le client. Celui-ci peut être strict ou moins strict, selon le type de client. Le nombre de tentatives de faire payer le client peut aussi être fixé à l'avance et dépend du type de client.

4. Un cash-flow sain grâce à un DSO plus court

Le Days Sales Outstanding est un chiffre indiquant combien de jours une facture reste en cours, en moyenne, avant d’être payée. Le DSO se calcule en divisant votre solde en cours total par votre chiffre d’affaires journalier mensuel.

L’évolution du DSO est un indicateur important. Si le DSO augmente, c’est que vous êtes mal parti. Vous donnez du crédit à vos clients, sans percevoir aucun intérêt en échange. Votre argent arrive plus lentement et vous risquez de ne plus disposer du capital requis pour effectuer des investissements complémentaires ou compenser un revers.

Un DSO élevé donne lieu à un cash-flow négatif pace que vos dépenses dépassent vos revenus. Votre capital d’exploitation diminue, ce qui peut à terme mettre en danger la santé financière de votre entreprise.

Ou l’inverse : le DSO baisse ? Dans ce cas, cela veut dire que vos clients paient plus vite. Un DSO plus court donne un cash-flow positif, parce que la différence entre les revenus et les dépenses augmente.

5. Suivi permanent de la solvabilité

L’évaluation de la solvabilité d’un client n’est pas une opération unique. La solvabilité de votre client peut changer brutalement à cause de différentes circonstances. Suivre la solvabilité en permanence est une affaire de spécialistes, qui disposent de tout un arsenal de sources et sont capables d'interpréter correctement des documents financiers tels que les comptes annuels. La sous-traitance de ce monitoring permanent vous permet d’économiser du temps et de ne pas faire face à des surprises désagréables.

6. Une pression supplémentaire sur les mauvais payeurs

Un gestionnaire des débiteurs professionnel dispose à tout moment d'informations précises et actuelles sur la santé financière d'une entreprise. Ces informations sont cruciales pour déterminer le focus et fixer les priorités.

Avec sa base de données d'entreprises, Graydon dispose d’un moyen de pression supplémentaire pour pousser le débiteur à payer. Lorsqu'un mauvais payeur ne respecte pas ses obligations, il est mentionné dans la base de données et sa solvabilité est alors considérablement compromise.

Comment sous-traiter ma gestion des débiteurs ?

Le passage d’une gestion des débiteurs totalement interne à une partie externe n’est pas nécessairement difficile. Franchissez ce pas en 4 étapes.

  1. Dressez l’inventaire de vos débiteurs. Si tout est en ordre, vous n’aurez plus qu’à les sortir de votre programme CRM.
  2. Vous discutez avec le gestionnaire des débiteurs externe du trajet de rappel et du ton utilisé. Écoutez aussi leurs best-practices.
  3. Le gestionnaire des débiteurs suit les factures. ll fait le nécessaire pour recouvrer les factures et vous reverser les montants.
  4. Vous recevez régulièrement des rapports avec les résultats.

Combien cela coûte-t-il de sous-traiter la gestion des débiteurs ?

Les coûts de la gestion des débiteurs peuvent varier. Pour les dossiers individuels, un coût fixe par dossier peut être facturé, ou une commission sur le montant à recouvrer. Le principe "no cure, no pay" est très souvent appliqué dans ce cas. Pas d’argent récupéré, rien à payer.

Les coûts du suivi permanent des débiteurs via un partenaire externe sont fixés contractuellement à l'avance. Le nombre de débiteurs, le montant en souffrance et l’âge moyen du portefeuille de débiteurs sont des facteurs déterminants dans ce cadre. Étudiez-les de près. Il est possible que la sous-traitance de la gestion des débiteurs vous coûte moins cher que les coûts que vous engagez (personnel, heures, courrier,....) pour le suivi des factures impayées.

Bulletin d'information

Abonnez-vous à la newsletter comme source d’inspiration avec...

FAQ

Vous n'avez pas trouvé ce que vous cherchiez ?

Surtout, n'hésitez pas à nous contacter. Si nous ne pouvons pas vous aider, nous pouvons trouver quelqu'un dans notre réseau qui pourra vous assister.

Contact