Douma Staal

Douma Staal est un acteur bien connu dans l’industrie sidérurgique. En 2019, elle a fêté son 100e anniversaire et a reçu le titre de « royale ». Et elle ne cesse de croître. L’entreprise compte plus de 90 employés et un certain nombre de travailleurs temporaires. Le transport se fait par l’intermédiaire d’un transporteur externe fixe. Chaque jour, une vingtaine de camions livrent rapidement les commandes à environ 1 700 clients.

En plus des clients réguliers, Douma Staal reçoit continuellement des demandes de nouveaux clients.

« Avant de livrer un nouveau client, nous recueillons d’abord des informations sur cette partie grâce à un rapport de solvabilité. Nous accordons une attention particulière au comportement de paiement du client, mais la limite de crédit recommandée est également importante pour nous. Afin de déterminer les conditions de paiement pour un nouveau client, nous procédons à une évaluation basée sur le comportement de paiement, le groupe de clients et les antécédents. »

Si le comportement de paiement et la limite de crédit sont insuffisants, Douma Staal adapte les conditions de paiement en conséquence.

« Les conditions de paiement que nous utilisons sont courantes dans le secteur. Le groupe de clients ayant des conditions de paiement modifiées est restreint. »

Mais Douma Staal ne procède pas seulement à des contrôles pour les nouveaux clients. En coopération avec Graydon, la société a continué à professionnaliser sa gestion des débiteurs en 2019.

« En raison de l’évolution de notre clientèle, on ne peut pas éviter la contamination des données. Si, par exemple, la forme juridique d’une société change, il nous est utile de le savoir et, si nécessaire, de mener une enquête plus approfondie. Cependant, il est difficile de se tenir au courant de tous ces changements. C’est pourquoi, l’année dernière, nous avons comparé nos données relatives aux noms, adresses et localités avec celles de Graydon et nous avons nettoyé notre fichier de relations. Nous voulons le répéter chaque année. Nous avons obtenu une concordance de 80 %, ce qui signifie que nos données étaient largement à jour. En soi, nous pensons que c’est un assez bon score. »

En outre, Douma Staal a enrichi ses données avec la limite de crédit. « Pour ce faire, nous avons comparé les limites de crédit actuelles de Graydon avec nos propres données. Nous avons constaté que nos propres données sur le comportement de paiement des clients étaient souvent confirmées par les données de Graydon. Avec la direction, le département commercial et le département des finances, nous avons travaillé plus en détail et ensemble, nous avons mis en place de nouvelles limites. »

Suite à cette évaluation conjointe, une bonne relation s’est développée entre les services des finances et des ventes. « Auparavant, cela entraînait souvent un manque de compréhension de la part du service des ventes si le service des finances devait rejeter une demande par la suite en raison d’une limite de crédit. Au début, nous étions un peu plus prudents et nous bloquions plus rapidement une commande afin de pouvoir procéder à des contrôles supplémentaires. En procédant au contrôle à l’avance, le processus se déroule désormais beaucoup plus facilement. Les limites sont désormais mieux adaptées à la situation du client. Cela signifie que nous avons beaucoup moins de problèmes dans le processus de commande, le processus logistique et le service. Nous voulons en effet être en mesure de livrer dans les 24 heures. Tout blocage constitue un obstacle. »

Pour Douma Staal, le service correct des clients qui passent régulièrement des commandes est d’une grande importance. « Nous veillons à ce que nos processus se déroulent sans encombre. De cette façon, nous contrôlons le flux des paiements et nous pouvons également contrôler le flux des matériaux. Nous voyons en effet peu de changement chez nos clients actifs. »

La professionnalisation de la gestion des débiteurs a donc eu de nombreux effets positifs pour Douma Staal. La compréhension mutuelle s’est développée et le retard ou la stagnation des commandes est évité dans de nombreux cas. « En outre, en moyenne, nos clients paient maintenant plus rapidement, car notre délai de recouvrement des créances (DSO - Days Sales Outstanding) a considérablement diminué. »

Outre le nettoyage et l’enrichissement annuels des données des clients, Douma Staal suit de près les développements pour un groupe limité, mais important de clients. « En mettant nos clients les plus importants sous surveillance, nous pouvons suivre les changements. Par exemple, nous recevons des notifications de changements dans la limite de crédit, le comportement de paiement ou la forme commerciale d’un client. En fonction de ces informations, nous pouvons entrer dans les détails et prendre des mesures immédiates si nécessaire. »

« Nous avons déjà vu dans le passé qu’un client était en faillite, mais avait encore passé des commandes par le biais d’une entité qui ne semblait plus exister. Il est presque impossible de savoir exactement comment cela se fait. Il est donc presque impossible d’espérer recevoir le paiement, mais nous faisons beaucoup d’efforts pour limiter les dégâts. Nous aurions pu éviter cette situation si nous avions reçu plus tôt un signal indiquant que l’entreprise n’existait plus. »

Il y a plusieurs raisons de vérifier un client de manière plus approfondie. Pour ce faire, Douma Staal utilise également Graydon Network incl. XSeptions. Cette solution visuellement incroyable offre un aperçu immédiat des situations remarquables qui surviennent au sein des relations d’affaires et dans leur réseau.

« Si plusieurs entreprises s’articulent autour de notre client, nous voulons aussi en savoir plus sur ces unités. Par exemple, y a-t-il un autre actionnaire au niveau supérieur dont nous ignorons l’existence ? Et comment fonctionnent les flux d’argent ? S’il y a des raisons de douter de la solvabilité d’un client, nous envoyons un de nos représentants pour évaluer la situation sur place. »

« En outre, nous effectuons des contrôles supplémentaires si nous recevons l’alerte que le comportement de commande d’un client change. Par exemple, supposons qu’un client achète soudainement beaucoup plus. Cela pourrait être un signal qu’un autre fournisseur a décidé de ne plus assurer de livraisons. En effet, les clients disposent généralement de différents canaux d’achat. Un changement de comportement en matière de commande peut donc être le signe qu’il se passe quelque chose. Et pour nous, c’est souvent une raison de procéder à un contrôle supplémentaire. »

La gestion professionnalisée des débiteurs de Douma Staal a été un succès. En attendant, des plans sont sur la table pour mettre en œuvre des changements chez Fisher Edelstaal, qui fait partie du même groupe.

« Chez Douma Steel, nous avons maintenant plus de 90 % de données propres. Il est maintenant temps de voir l’état des données de Fisher Edelstaal. En effet, des processus uniformes sont importants pour les entreprises de notre groupe, car nous sommes financièrement responsables de Douma Staal et de Fisher Edelstaal. Fisher Edelstaal est située sur un autre site à Sneek et dispose de son propre service logistique et commercial. Mais nous nous efforçons d’uniformiser l’évaluation des clients et le traitement administratif des commandes. Et cela inclut la phase préliminaire. Chez Fisher Edelstaal, nous parlons d’autres volumes. Les DSO et les retards de paiement se situent à un niveau différent, mais il est important que nous évaluions et gérions les risques de la même manière. Nous y travaillons actuellement d’arrache-pied. »

Vous trouverez de plus amples informations sur Douma Staal sur leur site web : www.doumastaal.nl.