Waarom heeft uw aanmaning ook een mooie vormgeving nodig?
Dat de inhoud van uw aanmaning aandacht verdient, spreekt voor zich. Maar, werkt een aanmaning ook beter als die een mooie lay-out heeft? Ja, zonder twijfel. Een professionele vormgeving doet klanten sneller betalen.
Een aanmaning per post werkt net hetzelfde als een direct mailingbrief. De ontvanger zal de brief eerst scannen, waarbij hij zijn ogen laat leiden door kleuren, tekst in het vet of cursief, opsommingen, beelden, de afzender, … Net zoals een direct mailingbrief de ontvanger verleidt om te kopen of informatie aan te vragen, zo verleidt een aanmaning de geadresseerde tot betalen.
Met dat verschil dat een aanmaning iets zakelijker mag overkomen en niet dezelfde uitstraling nodig heeft als uw bedrijfsbrochure. Maar de insteek is hetzelfde. De vormgeving van de brief maakt mee het verschil tussen wel of niet lezen. Tussen wel of geen gevolg aan geven. Wat we mooi vinden, verschilt van mens tot mens, maar houd één doel voor ogen: de vormgeving moet de inhoud versterken.
Professionele vormgeving doet betalen
Een professioneel vormgegeven aanmaning moet uw boodschap duidelijk maken. De keuze van papier en lettertype is een eerste belangrijk punt om bij stil te staan. Kies voor een standaard wit papier en een zakelijk lettertype. Laat te veel verschillende lettertypes en een overdaad aan kleuren achterwege.
Ga verder voor een zakelijke vormgeving die aansluit bij uw bedrijfsidentiteit, met het logo steeds op dezelfde plaats. Wanneer deze vormgeving aansluit bij uw huisstijl, zal de klant het document sneller vertrouwen. Al kan herkenbaarheid ook tegen u werken wanneer de relatie verzuurd is.
Denk verder aan:
- een evenwichtige bladschikking
- blanco-regels tussen elke alinea
- doelgericht kleurgebruik
- bepaalde woorden en titels accentueren, zonder overdrijven
Som alle facturen op in uw aanmaning
Ook dit is vormgeving: een gedetailleerd en leesbaar overzicht van alle openstaande facturen, inclusief de facturen die nog niet vervallen zijn. De kans bestaat immers dat de klant deze facturen in één keer mee betaalt.
Alle informatie kunt u duidelijk in een kolom lay-outen. Let wel op: hierin vermeldt u niet hoeveel dagen de klant te laat is met zijn betaling. Want hieruit kan hij afleiden hoe lang facturen open kunnen blijven staan zonder dat intrest wordt aangerekend. Al zeker meer dan 123 dagen zoals in ons – foutieve – voorbeeld. De klant kan overigens zelf wel berekenen hoeveel hij te laat heeft betaald.
Voorbeeld: foutief gebruik van kolommen:
Factuur | Factuurdatum | Vervaldatum | Bedrag | Te laat |
---|---|---|---|---|
1223 | 18/06/20XX | 18/07/20XX | 4.505 € | 123 |
1822 | 15/10/20XX | 15/11/20XX | 1.025 € | 16 |
Voorbeeld: correct gebruik van kolommen:
Factuur | Factuurdatum | Vervaldatum | Bedrag | Intrest |
---|---|---|---|---|
1223 | 18/06/20XX | 18/07/20XX | 4.505 € | 150 |
1822 | 15/10/20XX | 15/11/20XX | 1.025 € | 0 |
Wilt u alles weten over de perfecte aanmaning? Download dan zeker het e-paper: