Schrijf uw debiteur binnen 5 dagen

U weet uit vorige blogs al dat u zelf veel invloed hebt op het betalingsgedrag van uw klanten. Zo kunt u bijvoorbeeld op voorhand checken wie een financieel aantrekkelijke klant is. Moet u ondanks alle voorzorgen toch overgaan tot invorderingsacties, volg dan een duidelijk stappenplan.

Actie na 5 dagen

Fase 1. Een eerste actie doet u best al na maximum vijf dagen overschrijding van de betalingstermijn. Ofwel belt u de debiteur op, ofwel stuurt u hem een e-mail of een brief. Vermijd daarbij  standaardbrieven. Een persoonlijke aanspreking biedt meer kans op succes. 

Fase 2. Krijgt u daarop geen respons, dan schakelt u over naar fase twee. Gebeurde de eerste vraag op papier, dan neemt u nu de telefoon. Was het eerste contact mondeling, dan schrijft u nu. U verwijst daarbij naar de aanrekening van intresten. 

Fase 3. Levert ook dat geen resultaat, dan stuurt u best een ingebrekestelling naar uw debiteur. Dat wordt meteen de aanzet tot het inschakelen van een incassobureau of tot het zetten van gerechtelijke stappen. Waar in de eerste fase de commerciële relatie nog zwaar woog, is in deze fase de focus volledig verschoven naar het kunnen recupereren van de vordering.

3 soorten rappels

U kunt uw debiteur via verschillende kanalen wijzen op zijn onbetaalde facturen. Gebruik volgende soorten rappels:

1. De schriftelijke rappel: Dit is de voordeligste en snelste. Het nadeel? Een e-mail of brief is niet altijd een effectieve remedie tegen onbetaalde facturen. Het versturen van de invorderingsbrief zelf gaat eenvoudig en snel. Helaas gaat 90% van alle invorderingsbrieven onmiddellijk de prullenmand in.
    
2. De persoonlijke rappel: Dit is het meest effectieve incassomiddel. Het nadeel? Iemand persoonlijk bezoeken is duur en tijdrovend.
    
3. De telefonische rappel: Deze kan effectief zijn op voorwaarde dat u de juiste persoon te pakken krijgt en het gesprek correct uitvoert. Het nadeel? U hebt geen materieel bewijs. Dit kan tegen u gebruikt worden.

Wees vastberaden maar respectvol naar uw debiteur

De basisrichtlijn is dat u uw debiteurs op een vriendelijke manier moet trachten over de streep te trekken. De brieven en telefoons die u doet dienen daarom zakelijk én commercieel te zijn. Het helpt om steeds de principes van direct response marketing in het achterhoofd te houden. Klink vastberaden, maar toon ook respect voor uw debiteur.