6 conseils essentiels pour un rappel percutant

Lorsque vous envoyez des rappels, mieux vaut qu’ils soient efficaces. Je suis frappé par le fait que dans la pratique, beaucoup d’entreprises envoient des rappels standard qui, moyennant quelques adaptations, pourraient être beaucoup plus efficaces. Vous envoyez des lettres de rappel aussi ? Découvrez ces 6 conseils essentiels pour améliorer le contenu de vos mises en demeure.

1. Référez à la livraison et à la facture

Facilitez la vie de votre débiteur. Un rappel imprécis, où le débiteur doit rechercher de quoi il s’agit, prend du temps. Et ne vous permettra sans doute pas de recouvrer votre argent plus vite. Spécifiez le solde et la livraison sur le rappel, pour que le débiteur sache immédiatement à quoi réfère la mise en demeure. 

2. Fixez un délai de paiement concret

Souvent, les mises en demeure indiquent un délai de paiement sujet à interprétation. Un exemple : “Nous vous prions de payer dans les 14 jours.’ S’agit-il de jours ouvrables ? De jours de la semaine ? À partir de la date de réception ? Une telle formule peut susciter de la confusion. Donnez plutôt une date concrète.

3. Indiquez la sanction si le client ne paie pas à temps

Indiquez la sanction pour le débiteur, mais seulement si vous avez l’intention de la mettre réellement en œuvre. Les vaines menaces n’ont aucune utilité.

4. Prévoyez une gradation

Sur un trajet de recouvrement où plusieurs rappels se succèdent, il importe de prévoir une forme de gradation. Dans la pratique, je vois que les entreprises envoient souvent d’abord un rappel strict et ensuite un autre, avec un délai de paiement soudain plus large. Prévoyez une gradation de la sévérité à chaque mise en demeure, pour refléter l’essence de vos rappels. 

5. À éviter absolument

Ce qui influence négativement votre mise en demeure, c’est d’indiquer de quel quantième rappel il s’agit. Si vous indiquez au-dessus “premier rappel”, le débiteur ne se sentira pas obligé de réagir. Il attendra tranquillement le deuxième, qui viendra plus tard, ce qui lui permet de gagner du temps.

Évitez aussi la formule : “Si ce courrier et votre paiement se sont croisés, considérez ce rappel comme nul et non avenu.” Vous minez ainsi l’efficacité de votre rappel.

6. Soyez original

Une lettre standard ne produit pas ses effets sur chaque débiteur. De nombreux rappels arrivent chez le débiteur, parmi de nombreux autres courriers. Souvent sans les ouvrir. Faites en sorte qu’il soit frappant. Mesurez le comportement de paiement de vos débiteurs et l’efficacité de vos mises en demeure.