Les finances sont encore trop tournées vers le passé avec la business intelligence

Des études réalisées par des organisations telles que SunGard et Avanade indiquent que les entreprises utilisent la business intelligence (BI), mais qu’elles n’en exploitent pas tout le potentiel, et en particulier sa valeur prédictive. Toutes les études démontrent que les entreprises gèrent encore trop souvent les données manuellement, dans des tableurs. Elles peuvent ainsi savoir comment les choses se sont passées, mais absolument pas comment elles se passent ou se passeront. Elles investissent trop de temps dans les rapports, de sorte qu'il ne leur en reste pas beaucoup pour rechercher des corrélations. Et les erreurs guettent à tous les niveaux. Une opportunité manquée, selon les chercheurs. Alors, comment pouvez-vous, en votre qualité de manager financier, utiliser intelligemment la business intelligence ?

Business intelligence ou travail manuel éparpillé ?

Personne ne peut prédire exactement l’avenir, mais la business intelligence permet quand même de mettre à jour des tendances et lignes directrices pour le futur. Du moins si celle-ci est correctement utilisée et mise à profit. La plupart des entreprises utilisent encore des tableaux gérés manuellement par chaque département. Les collaborateurs passent des heures et des heures à introduire les chiffres dans des bases de données locales, puis à les fusionner laborieusement, jusqu'à ce que ce soit le moment d’en faire de nouveau le rapport à la direction.

Le travail manuel est une activité humaine, qui est donc sensible aux erreurs. Et êtes-vous certain qu’aucune donnée ne s’est perdue ou n’a été modifiée lorsque toutes les feuilles Excel ont été fusionnées ? SunGard l'affirme : “Companies’ reliance on spreadsheets, manual data manipulation and periodic reports can limit their ability to conduct proactive analysis.”

Quelques résultats de recherche frappants d’Avanade:

• 91 % des entreprises étudiées utilisent des outils de business intelligence pour gérer et analyser les données.
• Mais 85% de ces entreprises rencontrent des problèmes et ne tirent pas le maximum de profit des données.
• Près de la moitié de ces entreprises gèrent manuellement aussi ces données, dans des tableurs.

L’étude de SunGard démontre notamment que :

• Seulement 13% des entreprises étudiées utilisent des techniques avancées de business intelligence, comme des analyses axées sur l’avenir. 
• Bien que les prestataires de services financiers et les entreprises énergétiques aient souvent une longueur d’avance en matière de business intelligence, ils n'appliquent que dans 20% des cas seulement des techniques proactives.

Les bonnes analyses pour les bonnes réponses

Enregistrer les données, c’est une chose, mais il s’agit de savoir ensuite quoi faire avec ces informations. Et là encore, la plupart des entreprises pourraient s'améliorer. Les études indiquent que la majorité des organisations travaillent surtout avec des analyses historiques. Que s’est-il passé ? Et pourquoi ? Très bien, mais vous ne pouvez plus changer le passé. Et pourtant, c'est justement à ces analyses que de nombreuses entreprises consacrent le plus de temps.

Comme le dit SunGard : “For a majority of respondents, reactive and ‘after-the-fact’ analyses are the primary means of data analysis.” Ne serait-il pas beaucoup plus intéressant de rechercher ce que réservera l’avenir ? Utilisez les données historiques également (et surtout) comme base pour réaliser des analyses prédictives et exploratoires (voir le tableau ci-dessous). En enregistrant et en étudiant ces mêmes données d’une autre façon, vous obtiendrez de nouvelles perspectives qui vous apporteront davantage sur le plan financier. Un bon usage de la business intelligence simplifie les budgets et la planification et vous aide à choisir la bonne stratégie d'entreprise. Pas sur une base subjective, mais avec des données objectives.

Les différents types d’analyse.

• Historique (que s’est-il pass&eacute?)
• Opérationnelle (que se passe-t-il maintenant?)
• Analytique (pourquoi cela s’est-il pass&eacute?)
• Prédictive (que peut-il se passer?)
• Prescriptive (que dois-je faire?)
• Exploratoire (que se passe-t-il autour de moi?);

Comment fonctionne la business intelligence?

Avec les bonnes données, vous pouvez élaborer des scénarios ‘what if’, établir des liens, découvrir des corrélations et visualiser les informations. Ce qui vous donne une base pour attribuer un budget au marketing par exemple, afin de vous concentrer sur vos clients les plus rentables (ou justement les moins rentables ?). Vous pouvez aussi analyser votre customer life cycle et effectuer des prédictions ensuite. Et comme les finances peuvent ainsi se faire une idée du chiffre d'affaires et des flux d'argent futurs, elles ont la possibilité de corriger le tir bien plus tôt que la normale si cela s'avère nécessaire. La subjectivité cède la place à une certitude relative. Ce qui est particulièrement précieux pour la plupart des entreprises à cette époque. Tout cela semble bien beau, mais que pouvez-vous changer dans la pratique pour tirer davantage de profit de la business intelligence ?

Étape 1. Sensibilisez les collaborateurs et ralliez-les à votre point de vue.

Pour améliorer une situation, il faut y apporter du changement, et les collaborateurs n’aiment pas cela généralement. Commencez donc pas rallier vos collaborateurs à votre point de vue. Convainquez les décisionnaires qu’il vaut mieux, pour toute l’entreprise, mais aussi pour chaque département, enregistrer et analyser les données d'une autre manière. Concentrez-vous surtout sur les avantages, comme le gain de temps et d’argent.

Étape 2. Optez pour une base de données avec une structure fixe.

Si plusieurs départements conservent des données, une seule structure des données et une base de données centrale constituent une bonne solution. Lorsque les bases de données ne doivent plus être fusionnées, le risque d'erreur diminue. Vous pouvez aussi plus rapidement effectuer des analyses et rédiger des rapports, ce qui vous permet de réagir plus vite aux développements du marché.

Étape 3. Expérimentez avec de nouvelles analyses.

Vous avez probablement déjà analysé le chiffre d'affaires que vous avez réalisé les trimestres précédents. Maintenant que vous disposez d’une seule base de données synoptique, vous êtes parfaitement équipé pour envisager non pas le passé, mais l’avenir. Commencez par de petites expériences. Où pouvez-vous réaliser des quick wins ? Déterminez par exemple quels clients achètent régulièrement et pour combien ils achètent. Que se passerait-il si vous les cibliez davantage avec vos activités de marketing ?

Étape 4. Et allez plus loin.

Si ces petites analyses fonctionnent, vous obtiendrez spontanément des réactions enthousiastes, qui vous motiveront encore plus. Vous pouvez par exemple associer des bases de données externes pour détecter les tendances du marché. Vous pouvez aussi évaluer si vous faites mieux ou moins bien que la moyenne du secteur. Différentes organisations peuvent vous fournir des données et vous aider à appliquer les algorithmes et à prédire votre avenir professionnel.

Une prédiction va se réaliser en tout cas : si vous gérez toutes les données dans une seule base de données centrale et si vous expérimentez les analyses axées sur l’avenir, la business intelligence vous ouvrira davantage de perspectives et vous permettra de découvrir les nouvelles opportunités du marché.

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Vous trouverez davantage d’informations sur ce sujet dans notre download center. Les spécialistes de Graydon peuvent aussi vous donner des idées et des conseils concernant les données et leur enrichissement.