Wat is een audit trail?

Organisaties dienen hun transacties en controlewerkzaamheden gestructureerd vast te leggen. Zo kan iedere handeling naar de brondocumenten herleid worden. Zo’n controlespoor wordt ook wel een audit trail genoemd. Maar wat is een audit trail precies? Waarom is dit controlespoor zo belangrijk en wat zijn de aandachtspunten bij geautomatiseerde administratieve processen?

De betekenis van een audit trail

‘Audit trail’ betekent letterlijk: het spoor van een audit of controle. Een audit trail stelt een onderneming of toezichthouder in staat om transacties administratief te volgen en te controleren. Een audit trail kan voorafgaan aan een financiële transactie, maar bijvoorbeeld ook wanneer u een nieuwe klantrelatie aangaat. Vaak is een audit trail wettelijk verplicht. Zo zijn bepaalde instellingen op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) verplicht een cliëntenonderzoek uit te voeren en vast te leggen.

Het belang van een audit trail

Een audit trail is om verschillende redenen van belang. Zo moet intern elke betaling herleid kunnen worden naar een factuur en levering. Zo kan met zekerheid worden vastgesteld dat er geen ongeautoriseerde betalingen worden verricht. Wanneer er een schakel ontbreekt in de audit trail, kan dit duiden op interne fraude. Daarnaast is een audit trail ook van belang voor externe partijen, zoals de accountant, maar ook voor toezichthoudende instanties. Tot slot verlangt ook de Belastingdienst op basis van de fiscale bewaarplicht dat u een audit trail vastlegt, met alle gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing. 

Aandachtspunten bij automatisering

Administratieve processen worden steeds vaker geautomatiseerd. Facturen en andere brondocumenten worden gescand en automatisch verwerkt. Ook autorisaties vinden steeds vaker digitaal plaats. Door de audit trail te automatiseren, kunt u een groot efficiencyvoordeel realiseren. Maar er zijn ook valkuilen. Als bij een volledig digitale audit trail onverhoopt de data verloren gaat, dan kunt u niet meer terugvallen op hard copy autorisaties of documenten. Wie kiest voor automatisering van de audit trail zal dus moeten investeren in goede beveiliging van data en een backup- en recoveryprocedure. Een ander aandachtspunt bij de automatisatie van het controlespoor is het doorvoeren van de functiescheiding binnen de geautomatiseerde systemen. Als de functiescheiding binnen uw onderneming niet goed wordt verwerkt in de software (bijvoorbeeld doordat gebruik wordt gemaakt van generieke, anonieme gebruikersaccounts), dan kan een wijziging niet meer worden herleid naar een individueel persoon en kan het spoor niet meer gevolgd worden.

Meer weten over veilig en transparant zakendoen? Ga dan direct naar ons download center en download gratis onze eBooks en Whitepapers!

Ga naar download center